Sociedades: presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil

Las sociedades están obligadas a realizar la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Ya se va acercando la época de presentación de las cuentas anuales, una cita que las sociedades tienen cada año. Tienen la obligación de presentarlas las sociedades anónimas, sociedades limitadas, las sociedades extranjeras con sucursal en España y las de garantía recíproca. No sólo tienen que presentar las cuentas anuales, sino también tendrán que proceder a la legalización y presentación de los libros.

-El plazo para legalizar los libros contables es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio, (hasta el 30 de abril si el ejercicio fiscal de la empresa coincide con el año natural)

-El plazo para presentar las cuentas anuales es de hasta un mes después de su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas, que se celebra seis meses después del cierre del ejercicio, por lo que para la mayoría de empresas cuyo ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo es hasta el 30 de julio.

La finalidad de legalizar los libros contables y presentar las cuentas anuales, es la de registrar y precintar la información de la empresa para que no se puedan hacer cambios posteriores en su contabilidad, convertida en oficial por un registrador. Con este sistema, tampoco se pueden modificar los balances ni cuenta de resultados de un determinado año. La contabilidad presentada por la sociedad tiene que coincidir a la perfección con los impuestos declarados durante el ejercicio fiscal. Presentar las cuentas anuales entra dentro de la transparencia que debe inspirar la contabilidad de todas las sociedades y la proyección de una imagen fiel del patrimonio y situación de la empresa.

Las cuentas anuales están formadas por la siguiente documentación:

-Instancia de presentación

-Datos generales de identificación

-Declaración medioambiental

-Cuentas anuales formadas por el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado total de cambios en el Patrimonio Neto y Memoria.

-Certificación de aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta de Accionistas firmada por los administradores

-Informe de auditoría si las cuentas han sido auditadas

Pueden presentar balances y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos años consecutivos reúnan al menos dos de los siguientes requisitos:

-Que el total de las partidas de activo no supere 2.850.000 euros

-Que la cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros

-Que el número medio de trabajadores durante el año no supere los 50

Pueden presentar igualmente, cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de los siguientes requisitos:

-Que el total de las partidas de activo no supere los 11. 400.000 euros

-Que el importe de la cifra de negocios anual no supere los 22.800.000 euros

-Que el número medio de trabajadores durante el año no supere los 250

Las sociedades pueden presentar sus cuentas anuales en diversos soportes: en papel, en un CD, de forma telemática total o de manera telemática parcial. Las cuentas deben ser enviadas al registro mercantil correspondiente, en la provincia en la que la sociedad se encuentra inscrita. Si una vez hemos presentado las cuentas, nos damos cuenta de que hay algún error, éste puede subsanarse presentando unas Cuentas de Rectificación.

¿Qué puede ocurrir si no se presentan las Cuentas Anuales?

La no presentación de las cuentas anuales por parte de una sociedad puede dar lugar a multas de hasta 60.000 euros por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Dicha sanción dependerá del volumen de la sociedad y su cifra de ventas. Transcurrido un año, si el empresario sigue sin depositar las cuentas, el registrador no aceptará ni un sólo documento que esa sociedad quiera inscribir hasta que se practique el depósito.

Pero sin lugar a dudas, la consecuencia más grave de no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, es la incursión del empresario en la derivación de responsabilidad personal frente a los acreedores de la sociedad, es decir, se pierde la esencia de una sociedad, que limita la responsabilidad de los administradores. Si no tenemos al día la sociedad y las cuentas inscritas, el empresario podrá responder con su propio patrimonio en caso de que así sea necesario. Por este motivo, tener al día las cuentas anuales es esencial y obligatorio para todas las sociedades.