La legalización telemática de los libros de los empresarios es obligatoria para los que comprendan ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013. Por tanto, desde esa fecha todos los nuevos libros deberán ser realizados en soporte electrónico y no podrán legalizarse libros en blanco para su posterior utilización o libros sin encuadernar y formados por hojas móviles.
Su presentación tiene que ser de forma telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio. No podrán legalizarse libros en soporte papel para los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 o en soporte electrónico no presentados por vía telemática.
En el caso de que existan libros en blanco ya legalizados, sólo podrán utilizarse para los ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Cuando finalice dicho ejercicio, se cerrará el libro con una diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de los libros adjuntando un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
El reglamento que legisla la legalización telemática de libros de los empresarios indica que las actas de las reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluidas las decisiones adoptadas por el socio único se presentarán de forma telemática durante los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio. El auto de 27 de abril de 2015 del TSJ de Madrid ha suspendido cautelarmente este punto, por lo que de momento, no se deben presentar los libros de actas telemáticamente.
Si se quiere corregir el contenido de cualquiera de los libros se deberá incluir en el fichero de rectificación un archivo con un certificado del órgano de administración en el que se informe del error cometido.
Si se produce la pérdida, robo, sustracción, destrucción física o informática de los libros, se podrán legalizar libros con el contenido de los libros inutilizados siempre que se produzca la denuncia ante la policía de los hechos o se acredite mediante acta notarial y se incluyan cualquiera de los dos en un fichero anexo a la petición de legalización.
Cuando exista imposibilidad técnica para realizar la presentación de forma telemática, se podrán presentar los libros de forma excepcional a través de un dispositivo de almacenamiento de datos.
Para los libros contables a presentar sobre los ejercicios de 2014 será obligatoria la legalización telemática de libros de los empresarios.
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