En vista de que muchos clientes nos consultan sobre esta cuestión, os dejamos un “mini-tutorial” para que vosotros mismos podáis convertir vuestras facturas de formato Word a PDF.
Una de las mayores utilidades para las facturas que tengamos en word o excel es convertirlas en pdf para que no puedan ser modificadas. También para las facturas que tengamos de nuestros proveedores en formato digital, ¿cómo las podemos unir por fechas, o por proveedores? Aquí os explicamos los pasos a seguir y el programa que hay que utilizar:
El programa que se emplea para convertir nuestras facturas u otros documentos en pdf, es PdfCreator :
Lo podemos descargar desde esta página web e instalarlo en el equipo. Una vez lo tengamos instalado los pasos a seguir son los siguientes:
1. Abrimos nuestras facturas en formato Word o Excel , hacer clic en Archivo / Imprimir.
2. Abrir la pestaña Impresora y seleccionar PDF Creator. Aceptar.
3. Se abrirá automáticamente la ventana del programa PDF Creator. En “Titulo del documento” ponemos el nombre del documento que queremos guardar, por ejemplo Factura 03/11, a continuación hacemos clic en Guardar.
4. Se abrirá una ventana para que podamos seleccionar el sitio donde queremos guardar el archivo. Seleccionar y aceptar.
Unir varios documentos PDF:
Con el programa PDFCreator podemos también unir dos o más documentos pdf. Por ejemplo, si escaneamos un documento de 10 páginas, podremos tenerlo en un solo archivo de 10 páginas, y no en 10 archivos distintos. Pasos a seguir:
1. Una vez tengamos escaneadas todas las páginas del documento en distintos archivos, abrimos el primero, clic en Archivo / Imprimir.
2. Abrir la pestaña Impresora y seleccionar PDFCreator. Ahora hacemos clic en “Poner en cola de Impresión”. Se abrirá una ventana automáticamente, llamada: “PDFCreator-Monitor de impresión PDF”, donde aparecerá el archivo seleccionado.
3. A continuación, hacemos lo mismo con todos los demás archivos por orden, hasta llegar al último.
4. En la ventana “PDFCreator-Monitor de impresión PDF”, seleccionamos todos los archivos haciendo un clic sobre cada uno pulsando a la vez la tecla Control. Una vez seleccionados, clic en el botón derecho sobre ellos o clic en el menú de la barra de herramientas y pulsar “Combinar”. Esperamos hasta que la combinación se complete al 100 %.
5. Automáticamente, aparecerá un solo archivo en el que se han unido todos, lo seleccionamos, hacemos clic en documento/ imprimir. De nuevo se abrirá la ventana de PDFcreator, hacemos clic en Guardar, seleccionamos dónde lo queremos colocar y ya tenemos un solo archivo PDF de varias páginas.
Como ya hemos dicho, es muy útil para tener nuestras facturas digitales lo más ordenadas posible en carpetas en el ordenador, facilitando así el poder enviarlas por email desde cualquier sitio y en cualquier momento.
Saludos, me ha parecido bastante util la información, sin embargo tengo una pregunta: ¿No es nuestro proveedor autorizado de certificacion quien se encarga de esta tarea? es decir, de la organización y los envíos de esta… Muchas gracias por responder, soy de México y estoy realizando los tramites para fundar mi compañía.
Hola Alejandro:
No entiendo muy bien su consulta, supongo que en su caso es su proveedor el que se encarga de pasar las facturas a pdf. En cualquier caso, si necesita ayuda para fundar su compañía, estamos a su disposición para todo lo que necesite. Contacte con nosotros en info@sanperasesores.com
Saludos.