Aunque nos parezca mentira, a estas alturas el uso de la factura electrónica y otras tecnologías de la información y comunicación (TIC), tienen un escaso protagonismo en el día a día de las pymes a nivel nacional.
La causa puede ser la escasa confianza que aún dan a muchos clientes, la protección de datos o, simplemente, el desconocimiento por parte de las empresas de las grandes ventajas que el uso de las TIC puede suponer para sus negocios. Hasta hace poco se excusaban en que la factura electrónica no estaba admitida por la administración así como otros documentos electrónicos por tener que aparecer en los mismos una firma original.
Nada más lejos de la realidad, es importante señalar que la Agencia Tributaria o la Seguridad Social españolas son de las más pioneras de Europa en la modernización en el uso de las nuevas tecnologías de la información. Sin embargo, si nos vamos a las empresas, nos encontramos a la cola de Europa en el uso de la factura electrónica, que además va en función del tamaño de la misma. El 43% de las empresas españolas de diez empleados o más emite este tipo de facturación, mientras que si nos fijamos en empresas más grandes, de 250 o más empleados, el porcentaje de su uso sube al 60,4%. De las de menos de diez empleados, sólo un 19% utiliza la factura electrónica y solamente un 7,5 % recibe este tipo de facturas. Sin embargo, si hablamos de la interactuación con la Administración pública, el porcentaje del uso de las TICs para los trámites, es de más del 85%, en parte porque muchos de estos trámites son ya obligatorios.
La reforma de la Administración que plantea el Gobierno pretende subir aún más este porcentaje y así ahorrar costes de personal, con el uso de la Red para casi todos los trámites.
Según parece, la crisis está influyendo negativamente en la modernización de las empresas porque éstas no invierten en tecnología, a pesar de que es una inversión en medios efectivos para optimizar su actividad y conseguir mejores resultados.
La factura electrónica produce beneficios económicos sobre todo porque ahorra costes en papel, y permite la entrada automática contable de las facturas, lo que se traduce en un ahorro también de tiempo y evita posibles errores.
Aún así, el uso de la factura electrónica va en aumento gradualmente y cada vez se utiliza más en las empresas.
Con respecto a la reforma de la Administración, la factura electrónica es uno de sus pilares, dentro de las 217 medidas y 127 propuestas para terminar con las duplicidades de funciones que existen en los servicios públicos centrales, autonómicos y locales. Se pretende con ello mejorar la eficiencia en la gestión administrativa y contable que tanto las facturas emitidas como las recibidas se integren directamente en los sistemas de gestión. También el sistema de notificaciones electrónicas, tanto de la Agencia Tributaria como de Seguridad Social, es ya obligatorio para las sociedades, lo que supone un ahorro enorme para la administración: una notificación electrónica tiene un coste de 0,19 €, mientras que una postal cuesta unos 2,55 €.
El Gobierno pretende el uso generalizado a partir de 2.014 de la factura electrónica, su extensión en 2.015 a todos los sectores más relevantes (utilities, banca, seguros, etc.) e implantar su uso obligatorio en los ayuntamientos en el año 2.016. Para el año 2.020, está previsto que más del 80% de las empresas utilicen la factura electrónica en toda Europa.
Para impulsar estos cambios y que al final todos ahorremos en tiempo y en dinero, lo más importante es cambiar la mentalidad. España es el Estado que más gestiones online ofrece, pero la gente muchas veces los desconoce o prefieren depositar su confianza en el contacto humano. La gestión online de nuestros trámites y el uso de la factura electrónica es el futuro, ya que son todo beneficios para empresas y para la Administración, si estamos enganchados a nuestro smart phone para comunicarnos, descargar música, usar aplicaciones, etc, ¿por qué no también para todos nuestros trámites?
