Empresas, obligaciones contables

Hace algunas semanas repasamos las obligaciones contables que tiene un autónomo, en este post veremos qué obligaciones contables tienen que cumplir las empresas (sociedades mercantiles).

Libros contables

Los libros de contabilidad reflejan los hechos trascendentes en la realidad económica, y es la legislación mercantil la que establece cuáles son los libros obligatorios para la empresa.

-Libro Diario: Es el libro donde se anotan todas las actividades económicas de la empresa en el día a día. Se podrán anotar totales de las operaciones siempre con el límite del trimestre, con la condición de que el detalle y desglose de dichas operaciones aparezca en otros libros o registros.

-Libro de registro de ventas/ingresos y de compras/gastos, de bienes de inversión y de provisión de fondos y suplidos.

-Libro de registro de facturas expedidas, Libro de registro de facturas recibidas, Libro registro de bienes de inversión, Libro de registro de operaciones intracomunitarias. Estos libros son obligatorios para los contribuyentes que declaran el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Todos los libros contables deben contener datos claros, orden de fechas y exactitud. Los libros contables se conservarán al menos durante seis años, así como toda la documentación que actúe como justificante de lo que aparezca en el libro (facturas, movimientos bancarios, correspondencia, etc.), ordenada debidamente.

El cese de la empresa en el ejercicio de sus actividades no le exime de conservar estos libros, y aunque el administrador de ésta falleciera, la responsabilidad recaería en sus herederos. Los libros contables deberán registrarse en el Registro Mercantil provincial correspondiente en los siguientes cuatro meses tras el cierre del ejercicio.

Libro de inventario y cuentas anuales

Deberá contener: Balance inicial detallado de la empresa, Balance de Sumas y Saldos, Inventario , Cierre de Ejercicio y un ejemplar de las Cuentas Anuales. Las Cuentas Anuales, a su vez, deberán contener:

-Balance de Situación

-Cuenta de Pérdidas y Ganancias

-Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

-Estado de Flujos de Efectivo, no obligatorio para empresas que aplican el Plan General de Contabilidad de PYMES o si la empresa sigue el Plan General de Contabilidad pero reúne las características Balance o ECPN abreviado

-Memoria

Con el fin de permitir a cualquier persona el acceso a la información contable de la empresa, se establece la obligación de hacer públicas las cuentas anuales mediante su depósito en el Registro Mercantil provincial. El plazo será de siete meses desde el cierre del ejercicio. De no cumplirlo, el administrador perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad en relación con las deudas contraídas con posterioridad al fin de ese plazo. Recuperará este beneficio en el momento de la presentación.

Debido a la novedad de la figura del Emprendedor de Responsabilidad Limitada, introducida por la Ley 14/2013, la formulación de las cuentas anuales correspondientes a su actividad empresarial o profesional, se asimilará a una Sociedad Unipersonal, por lo que no sería necesaria la redacción de un acta de la junta de socios que ratifique dicha contabilidad, sino que sería el empresario individual quien lo haría en un acta de decisiones.

Aunque es posible el depósito de las cuentas en papel, la inmensa mayoría se hacen ya telemáticamente y en formato electrónico, a través de la web de registradores.es.